Délégation jour J : toutes les infos à transmettre

Pourquoi déléguer la coordination à vos proches ?

Control break du quotidien, peur de déranger, je vous vois déjà stresser à l’idée de demander de l’aide.

Comment puis-je demander de l’aide à mes proches, alors que c’est moi qui invite ?

Soyons clairs dès maintenant : vous ne pourrez pas assumer tous les détails du jour J seul.es à moins de ne pas du tout profiter de cette journée, qui est pourtant supposée être la plus belle de votre vie ! Donc :
– ou vous faites la démarche de demander de l’aide à ceux qui vous aiment
– ou vous confiez la coordination du jour J à un.e pro.

Les 4 raisons qui finiront de vous convaincre :
1/ Vous profitez de chaque instant, ils/elles gèrent les imprévus.
2/ Un regard complice, un mot rassurant, ça change tout.
3/ Chacun·e sait exactement quoi faire et quand intervenir.
4/ Vos proches sont investis et heureux de participer à cette journée unique.

1. Le déroulé précis du jour J : tout prévoir, tout anticiper

Préparer un planning heure par heure :

– Heure du réveil des marié·es et petit-déj (prévoir qui apporte le café/thé, collation légère)

– Arrivée des prestataires : coiffeur.se, maquilleur.se, photographe/vidéaste, fleuriste (horaires précis, lieu d’installation, personne à contacter en cas de retard)

– Livraison du bouquet, des accessoires (boutonnières, couronnes, bijoux, chaussures), de la déco (qui met en place le mobilier et la déco ?)

– Habillage des marié·es : qui aide, à quel moment, où sont rangés les accessoires

– Photos de couple ou de groupe avant la/les cérémonie(s) (qui rassemble les personnes concernées, où se retrouvent-elles)

– Départ pour la cérémonie (civile, religieuse, laïque), qui conduit, qui gère les transports, qui a les papiers d’identité nécessaires

– Horaires exacts de chaque cérémonie, déroulé, textes, musiques (qui lance la musique, qui distribue les livrets/éventails/confettis – biodégradables ! )

– Sortie de la cérémonie : organisation du cortège, distribution de bulles/pétales/confettis, gestion des félicitations

– Déplacement jusqu’au lieu de réception : plan de route, covoiturage, navettes, parkings, signalétique (N’oubliez pas que chaque transition d’un lieu à un autre, cela prend du temps. On ne déplace pas 100 personnes comme 10 !)

– Accueil des invités à la réception : qui oriente, qui gère le vestiaire, qui distribue les badges/plan de table

– Lancement du cocktail/apéritif : qui vérifie la mise en place, qui signale aux invités le début, qui gère la musique d’ambiance

– Photos de groupe : qui rassemble les groupes, qui tient la liste, qui coordonne avec le.a photographe

– Annonces importantes : qui fait les discours, qui lance les animations, qui gère le micro

– Passage à table : organisation de l’entrée en salle, vérification du plan de table, gestion des menus spéciaux

– Déroulé du repas : timing des plats, interventions prévues (discours, jeux, surprises)

– Ouverture de bal : qui lance la musique, qui prévient les invités

– Arrivée du gâteau : coordination avec le traiteur, gestion de la lumière, de la musique

– Soirée dansante : qui gère les playlists, qui surveille les enfants, qui s’assure que tout le monde s’amuse

– Fin de soirée : gestion des retours (taxis, navettes, hébergements), récupération des affaires personnelles, rangement

– Retour du lendemain : qui s’occupe du brunch, à quelle heure ? Qui est là pour le grand rangement ? Qui ramène le matériel aux prestataires.

Adresses et plans d’accès :

Adresse exacte de chaque lieu (cérémonie, réception, hébergements)
Coordonnées GPS, liens Google Maps, plans imprimés
Infos pratiques : accès PMR, stationnements, consignes sécurité, code portail

Temps forts à ne pas manquer :

Discours, animations, surprises, moments photos, jeux, interventions spéciales (qui est responsable de chaque moment)

2. Les contacts utiles : qui appeler, quand, pourquoi

Liste complète des prestataires (nom, rôle, téléphone, email) :

– Traiteur (contact principal, responsable service, horaires d’arrivée/départ)

– DJ/animateur.rice (installation, tests son/lumière, timing des interventions)

– Photographe/vidéaste (coordonnées, brief sur les moments clés à capturer)

– Fleuriste (heure de livraison, personne de contact sur place)

– Loueur.se de matériel (mobilier, vaisselle, décoration, horaires de livraison et reprise)

– Officiant.e (coordonnées, textes, timing)

– Transporteurs (navettes, taxis, horaires, points de rendez-vous)

– Babysitters (nombre, horaires, contact d’urgence)

– Hébergeurs (numéro d’accueil, consignes d’arrivée/départ)

– Tout autre intervenant (animation sur place, décoration, wedding cake designer…)

Coordonnées du lieu :
– Référent sur place (gérant, responsable sécurité, gardien)
– Consignes d’accès, horaires d’ouverture/fermeture, code à communiquer si besoin

Référent·es côté famille et amis :
Nom, téléphone, rôle précis (ex : “référent cortège famille”, “référente animations amis”)

Numéros d’urgence :
Médecin de famille, pharmacie de garde, taxi, police/pompiers, contacts proches pour imprévus

3. Les missions de chaque proche : qui fait quoi, quand, comment

Accueil des invités :
– Distribution de plans, livrets de cérémonie, éventails, confettis, cadeaux de bienvenue

– Orientation vers les parkings, hébergements, toilettes, coin enfants)

– Gestion du vestiaire (étiquettes, sécurité, récupération en fin de soirée)

Gestion des cérémonies :
– Placement des invités selon plan de salle/bancs
– Distribution de pétales, bulles, riz, confettis à la sortie
– Supervision du cortège (qui ouvre la marche, qui ferme, qui guide les enfants)
– Organisation de l’entrée/sortie des marié·es et témoins
– Qui a les alliances

Gestion du cocktail et du repas :
– Vérification de la mise en place (tables, décoration, menus, boissons, signalétique)
– Coordination avec le traiteur pour le service, gestion des plats spéciaux (allergies, végétarien, enfants…)
– Gestion des discours (micro, timing, passage de relais)
– Lancement des animations (jeux, quiz, surprises, musique)
– Distribution et collecte des cadeaux invités sur les tables

Surveillance des enfants :
– Organisation d’un coin enfants (jeux, coloriages, espace détente)
– Gestion des babysitters, relais avec les parents, horaires de coucher

Gestion des animations et surprises :
– Préparation et rangement du matériel (projecteur, accessoires, cadeaux…)
– Coordination avec les prestataires ou invités qui interviennent
– Brief des participants, gestion du timing

Gestion des enveloppes et de l’urne :
– Surveillance de l’urne, sécurisation en fin de soirée
– Transmission aux marié·es ou à un parent désigné

Supervision du rangement et de la logistique de fin de soirée :
– Organisation du rangement (décoration, cadeaux, matériel loué)
– Gestion des retours de matériel au loueur
– Vérification que rien n’est oublié (vêtements, cadeaux, papiers, alliances…)

4. Les petits détails qui comptent (et qui sauvent la journée !)

Emplacement du kit de secours : pansements, épingles, lingettes, mouchoirs, anti-moustique, fil et aiguille, déodorant, médicaments de base, pansements ampoules, double-face, mini-désinfectant, mini-laque, serviettes/tampons.

Stockage des cadeaux invités, livre d’or, urne :
Où sont-ils rangés, qui les installe, qui les surveille

Liste des allergies ou régimes spéciaux :
A rappeler au traiteur et à la personne en charge du service

Gestion des objets de valeur :
Alliances, papiers, enveloppes d’espèces, qui les garde, où sont-ils stockés

Préparation de boissons/snacks pour les marié·es et la team coordination :
Gourdes d’eau, fruits, barres céréales, mini-sandwichs, café/thé

Gestion de la playlist d’ambiance :
– Qui lance la musique, qui gère le volume, qui change les playlists au fil de la journée
– Prévoir des chargeurs de secours pour téléphones

Avant le mariage :
Contacter la banque pour les plafonds de paiement pour ne pas rester coincés sur les dernières dépenses.

5. Les plans B : anticiper les imprévus

En cas de pluie :
– Emplacement des parapluies, barnums, tentes, plan de repli intérieur

Jusqu’à combien de temps avant la cérémonie pouvons-nous adopter le plan B ?

– Changement de lieu pour la cérémonie ou le cocktail, liste des personnes à prévenir
– Gestion des déplacements sous la pluie (chemin protégé, tapis, serviettes)

En cas de retard d’un prestataire :
– Contacts rapides, solution de remplacement temporaire
– Réorganisation du timing (qui prévient les invités, qui ajuste le déroulé)

En cas de souci de transport :
– Liste des chauffeurs, navettes, alternatives pour les invités perdus
– Numéros de taxis locaux, covoiturage express

En cas de souci technique :
– Contacts pour la sono, l’électricité, le matériel (Où se trouve le plateau électrique dans la salle ?)
– Plan de secours pour la musique (enceinte Bluetooth, playlist sur téléphone)
– Vérification régulière du matériel (micro, vidéo, lumière)

Astuces pour bien déléguer

– Imprimez ou partagez un document clair : PDF, WhatsApp, Google Drive, version papier

– Organisez un brief la veille : répondre aux questions, rassurer, ajuster les dernières missions pour ne pas être interrompus toutes les minutes le jour J !
De votre côté, confiez vos portable à un proche le jour J.

– Faites confiance et restez flexibles : vos proches sont là pour vous aider, pas pour tout contrôler !

Remerciez-les ! : un mot, un petit cadeau, une attention spéciale, ça fait toute la différence.

Checklist à imprimer pour vos proches coordinateurs du jour J

Checklist Coordination Mariage – Jour J

À garder sur soi ou dans le sac du/la coordinateur·rice !

◻️Planning détaillé du jour J avec horaires et adresses
◻️Liste complète des contacts utiles (prestataires, lieux, témoins, famille)
◻️Missions attribuées à chacun·e (accueil, déco, animations, enfants…)
◻️Emplacement des éléments clés (déco, cadeaux, kit de secours, livre d’or, urne)
◻️Liste des animations/surprises à gérer (timing, matériel, participants)
◻️Liste des allergies/régimes spéciaux à vérifier auprès du traiteur
◻️Plan B en cas d’imprévu (pluie, retard, souci technique, transport)
◻️Brief de dernière minute fait avec les marié·es
◻️Chargeurs de secours pour téléphones
◻️Bonne humeur et sourire

En confiant toutes ces infos à tes proches, tu t’assures une journée fluide, pleine de bonnes vibes et sans mauvaise surprise. Profite, délègue, et savoure chaque instant entouré·e de ceux et celles que tu aimes !

On se retrouve en commentaire si j’ai omis des infos importantes ?
Besos,
Christelle